Komunikasi Kelompok dan Organisasi

A. KOMUNIKASI KELOMPOK 

 

komunikasi dalam kelompok pelajar SMA

Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Michael Burgoon (dalam Wiryanto, 2005) mendefinisikan komunikasi kelompok sebagai interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Kedua definisi komunikasi kelompok di atas mempunyai kesamaan, yakni adanya komunikasi tatap muka, dan memiliki susunan rencana kerja tertentu umtuk mencapai tujuan kelompok.

Sifat-sifat komunikasi kelompok sebagai berikut:

1. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka;

2. Kelompok memiliki sedikit partisipan;

3. Kelompok bekerja di bawah arahan seseorang pemimpin;

4. Kelompok membagi tujuan atau sasaran bersama;

5. Anggota kelompok memiliki pengaruh atas satu sama lain.

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI KELOMPOK

Kelompok merupakan bagian yang tidak dapat dilepaskan dari aktivitas kita sehari-hari. Kelompok baik yang bersifat primer maupun sekunder, merupakan wahana bagi setiap orang untuk dapat mewujudkan harapan dan keinginannya berbagi informasi dalam hamper semua aspek kehidupan. Ia bias merupakan media untuk mengungkapkan persoalan-persoalan pribadi (keluarga sebagai kelompok primer), ia dapat merupakan sarana meningkatkan pengethuan para anggotanya (kelompok belajar) dan ia bias pula merupakan alat untuk memecahkan persoalan bersama yang dihadapi seluruh anggota (kelompok pemecahan masalah). Jadi, banyak manfaat yang dapat kita petik bila kita ikut terlibat dalam seuatu kelompok yang sesuai dengan rasa ketertarikan (interest) kita. Orang yang memisahkan atau mengisolasi dirinya dengan orang lain adalah orang yang penyendiri, orang yang benci kepada orang lain (misanthrope) atau dapat dikatakan sebagai orang yang antisosial.

FUNGSI KOMUNIKASI KELOMPOK

1. Fungsi pertama dalam kelompok adalah hubungan sosial, dalam arti bagaimana suatu kelompok mampu memelihara dan memantapkan hubungan sosial di antara para anggotanya.

2. Pendidikan adalah fungsi kedua dari kelompok, dalam arti bagaimana sebuah kelompok secara formal maupun informal bekerja unutk mencapai dan mempertukarkan pengetahun.

3. Dalam fungsi persuasi, seorang anggota kelompok berupaya mempersuasikan anggota lainnya supaya melakukan atau tidak melakukan sesuatu.             

4. Fungsi keompok juga dicerminkan dengan kegiatan-kegiatannya untuk memecahkan persoalan dan membuat keputusan-keputusan.

5. Terapi adalah fungsi kelima dari kelompok. Kelompok terapi memiliki perbedaan dengan kelompok lainnya, karena kelompok terapi tidak memiliki tujuan. Objek dari kelompok terapi adalah membantu setiap individu mencapai perubahan personalnhya.

Dalam organisasi, komunikasi berfungsi untuk :

1. Pengaturan dan operasi, yakni untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan dan membereskan tugas demi pencapaian tujuan.

2. Inovasi/pembaharuan, untuk kepentingan pembaharuan dan pengubahan tata kerja demi penyesuaian, kelangsungan hidup, dan pengembangan organisasi di tengah lingkungan yang terus berubah.

3. Sosialisasi atau pembinaan, yakni berkaitan dengan anggota sebagai manusia. Khusus dalam upaya motivasi, pengimbalan, dan moral kerja. Sosialisasi berdampak kepada :

a. Harga diri anggota

b. Hubungan interpersonal dalam organisasi

c. Motivasi ; integrasi kepentingan pribadi ke dalam kepentingan organisasi

B. KOMUNIKASI ORGANISASI

 

Komunikasi dalam suatu kegiatan organisasi

1. Definisi Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.

2. Pendekatan dalam Organisasi

Kita dapat melakukan pendekatan pada organisasi sekurang-kurangnya melalui empat persepektif: pendekatan manajemen ilmiah atau klasik, pendekatan hubungan antar manusia, pendekatan sistem, dan pendekatan kultural (Goldhaber,1990).

a. Pendekatan ilmiah

Pendekatan ilmiah menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metoda-metoda ilmiah untuk meningkatkan produktivitas. Berbagai studi pengendalian secara ilmiah akan memungkinkan manajemen mengidentifikasi cara-cara atau alat untuk meningkatkan produktivitas, dan pada akhirnya akan meningkatkan laba. Dalam pandangannya ini produktivitas pada umumnya menyangkut masalah fisik dan psikologis. Produktivitas dipandang dalam bentuk permintaan phisik akan pekerjaan dan kemampuan psikologis para pekerjanya.

b. Pendekatan hubungan antarmanusia

Pendekatan hubungan antarmanusia berkembang sebagai reaksi terhadap perhatian eksklusif faktor-faktor phisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi prinsip dari pendekatan hubungan antarmanusia adalah bahwa kenaikan kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Seorang karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Oleh karena itu, fungsi manajemen adalah menjaga agar para karyawan terus merasa puas.

c. Pendekatan sistem

Pendekatan sistem mengkombinasikan unsur-unsur terbaik dari pendekatan ilmiah dengan pendekatan hubungan antarmanusia. Pendekaan ini memandang organisasi sebagai suatu sistem dimana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian lainnya. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem terbuka-terbuka terhadap informasi baru, responsif terhadap lingkungan, bersifat dinamis dan selalu berubah.

d. Pendekatan kultural

Sebuah pendekatan kontemporer mengenai organisasi menganggap bahwa perusahaan harus dipandang sebagai suatu kesatuan sosial atau kultur (pilotta, Widman, & Jasko, 1988;Putnam & Pacanowsky, 1983). Seperti pada umumnya suatu kelompok atau kultur sosial yang selalu memiliki aturan mengenai misalnya, perilaku peran, kepahlawanan, dan nilai-nilai, maka demikian juga suatu organisasi. Oleh karena itu, pada pendekatan ini organisasi harus meneliti untuk mengidentifikasikan jenis kultur dan norma-norma atau nilai-nilai spesifik yang dianutnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memungkinkan kita bisa memahami bagaimana organisasi berfungsi dan bagaiama hal itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh para anggotanya (karyawannya) dalam kultur organisasi itu.

1. Jaringan Komunikasi Organisasi

Yang dimaksud dengan jaringan disini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.

Struktur jaringan komunikasi

a) Struktur lingkaran

struktur lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya.

b) Struktur roda

struktur roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusa. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya.

c) Struktur Y

struktur Y relatif kurang tersentralisasi dibanding struktur roda, tetapi lebih tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas. Tetapi satu anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dan mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya.

d) Struktur rantai

struktur rantai sama dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada di posisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisis lain.

e) Struktur semua saluran

struktur semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan struktur lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum.

2. Arus Komunikasi Organisasi

Pembahasan mengenai komunikasi dalam organisasi dalam bentuk arah arus informasinya sangat penting. Komunikasi ke atas dan ke bawah (sering disebut vertikal) dan komunikasi lateral barangkali merupakan yang paling penting. Di samping itu, kita akan melihat pada informasi samar dan juga pada sebab dan akibat adanya kepadatan informasi.

a. Komunikasi ke atas

komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi-misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau dari para dosen ke dekan fakultas. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup (1)kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, (2)masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab, (3)berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan; dan (4)perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya, dan masalah lain yang serupa.

Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan yang mungkin. Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pegawainya.

Masalah tentang komunikasi ke atas

Di samping penting bagi organisasi, komunikasi atas itu sulit dikendalikan. Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringkali merupakan pesan yang perlu di dengar oleh hirarki yang lebih tinggi lagi. Para pekerja seringkali enggan mengirim pesan yang negatif karena merasa khawatir mereka dianggap sebagai biang keladi.

b. Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawannya atau dari dekan fakultas kepada para dosennya adalah komunikasi ke bawah. Perintah seringkali merupakan contoh jelas untuk komunikasi ke bawah:”Ketik surat ini rangkap dua,””Kirim barang ini sebelum tengah hari.” Tulis kopi iklan ini,” dan sebagainya.

Masalah tentang komunikasi ke bawah

Manajemen dan karyawan seringkali berbicara dengan bahasa yang berbeda. Banyak manajer yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapatdipahami oleh karyawannya. Misalnya saja, kebanyakan manajer memilki pendidikan yang lebih tinggi dan banyak bahasa teknis mengenai bisnis daipada para karyawannya.

c. Komunikasi lateral

Komunikasi lateral adalah pesasn antara sesama-manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral merupakan komunikasi yang terjadi antara dua dosen sejarah di perguruan tinggi yang sama. Juga bisa merupakan komunikasi antara dua dosen psikologi di dua universitas yang berbeda.

Masalah pada komunikasi lateral

Salah satu masalah yang jelas pada komunikasi lateral adalah bahasa yang khusus yang dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi. Bahasa semacam itu seringkali sulit dipahami oleh penerima pesan. Untuk bisa berkomunikasi dengan psikolog misalnya, maka perlu berbicara dengan bahasa psikologi- untuk mengetahui arti dari beberapa istilah seperti skedul, pemantapan, egoisme, katarsis, STM, dan asosiasi bebas.

d. Kabar burung

Menurut ahli organisasi, John Baird (1977), meskipun kabar burung merupakan bagian dari komunikasi informal dalam setiap organisasi besar, jenis komunikasi itu jangan digunakan terlalu sering seperti folklore yang sudah biasa kita ketahui. Biasanya kabar burung tidak terjadi pada iklim yang stabil. Perubahan dan ketidakjelasan mendorong timbulnya kabar burung. Bagaimanapun juga tidaklah mengherankan apabila jenis komunikasi ini menghasilkan ketepatan informasi yang tinggi.

e. Kepadatan informasi

Sekarang ini, dengan kecanggihan teknologi, kepadatan informasi merupakan salah satu masalah kita yang terbesar. Informasi dikembangkan dengan kecepatan tinggi sehingga sulit untuk diikuti semuanya dan dianggap relevan untuk satu jenis pekerjaan tertentu. Dengan kadar yang berbeda-beda setiap orang harus mampu menyeleksi informasi tertentu dan menganggap informasi lain tidak penting.

Kepadatan informasi tampaknya sudah menjalar di semua organisasi. Dan sudah barang tentu, inilah penyebab mengapa begitu banyak organisasi yang mengunakan komputer untuk mengatasinya. Dengan menaruh apa saja ke dalam komputer memang relati mudah dan efisien untuk mengatasi kecepatan informasi. Tetapi cara itu tidak merupakan jawaban untuk semuanya. Beberapa kerja manusia masih diperlukan untuk mengerjakan informasi-sekurang-kurangnya biasanya demikian. Dan dalam kondisi informasi yang terlalu padat, maka kesalahan sudah biasa terjadi, hanya karena seseorang tidak bisa menyediakan waktu yang dibutuhkan untuk segalanya. Semakin kita sibuk, semakin banyak kesalahan yang kita buat. Di samping itu masih banyak lagi penundaan antara pengiriman pesan dengan pelaksanaan tindakan yang diperlukan, dan penundaan itu merupakan hal yang tidak efisien dan menelan biaya bagi organisasi.

Sumber :          http://supergalang.blogspot.com/2012/03/materi-komunikasi-kelompok.html
                        http://Google.com